Lorsque vous êtes prêt à rechercher le lieu idéal, tenez compte selon les pro en organisation séminaire dans les châteaux a Lyon, des 10 facteurs importants suivants :
Coût
En tant qu’organisateur soucieux des coûts, vous voudrez peut-être limiter le coût du lieu de l’événement afin d’avoir plus de place dans votre budget pour la nourriture, les boissons et le divertissement. Être flexible sur la date peut être un excellent outil de négociation, car certains jours de la semaine ont tendance à coûter moins cher.
Ambiance
Portez une attention particulière au décor existant à l’intérieur du lieu de réception. Quel est le style de l’architecture et que véhicule l’intérieur du bâtiment ? Si vous organisez un gala, vous aurez probablement besoin d’un lieu différent de celui d’une exposition. Moins l’ambiance correspond à l’atmosphère souhaitée pour votre événement (haut de gamme, haute technologie, etc.), plus vous devrez décorer pour compenser.
Services et commodités
Outre l’apparence du site, il est également important de prendre en considération les services et les commodités qu’il offre.
Emplacement
Un emplacement pratique n’a pas la même signification pour tous les événements. Pour un événement auquel participent un nombre limité de personnes, il peut être judicieux de choisir un lieu situé à une distance raisonnable du domicile ou du lieu de travail de la plupart des participants. En revanche, si de nombreux participants viennent de l’extérieur de la ville, il est préférable d’organiser l’événement dans un lieu proche de l’aéroport ou de leur hôtel. Mieux encore, si les participants sont hébergés dans un seul et même endroit, organiser l’événement dans cet hôtel permet d’éviter le recours à un service de voiturier et le risque que les participants soient en retard parce qu’ils se sont perdus.
Capacité et minimums
Quelle est la capacité ? Si vous avez suivi nos conseils, vous savez déjà à combien de participants vous attendre. Vous aurez besoin de connaître la capacité d’accueil des salles pour plusieurs raisons. Premièrement, pour des raisons générales et pratiques, 500 personnes ne peuvent pas s’installer confortablement dans une salle d’une capacité de 250 personnes.
Parking
Le lieu dispose-t-il d’un parking ou d’un service de voiturier ? Une salle avec un parking est un rêve. Si ce n’est pas le cas, y a-t-il des parkings à proximité auxquels les participants peuvent accéder et qu’ils peuvent utiliser ?
Mise en page
Même si vous trouverez votre lieu de réunion au début du processus de planification de l’événement, vous devrez avoir une idée approximative des types d’activités que vous prévoyez, des commodités dont vous aurez besoin et des besoins de votre équipe et des participants.
Accessibilité
L’accessibilité fait référence à la possibilité pour tous, et en particulier pour les personnes ayant des besoins particuliers, d’accéder au bâtiment et à ses équipements. Avant de pouvoir répondre à cette question, vous devez comprendre qui sont vos participants et quels sont leurs besoins.
Vous savez probablement s’il y aura des enfants dans votre lieu de réception, mais vous ne savez peut-être pas s’il y aura des personnes ayant d’autres besoins particuliers. Dans cette situation, l’examen d’événements récents organisés par votre organisation peut vous donner une idée à ce sujet.
Assurance
Certains sites ne feront même pas affaire avec vous si vous n’avez pas d’assurance. Il y a plusieurs lieux qui exigent un certain montant de responsabilité civile ainsi qu’un nom en tant qu’assuré supplémentaire pour l’événement. En général, vous pouvez demander à votre agent d’assurance responsabilité civile générale d’obtenir cet avenant pour votre événement. C’est aussi une bonne idée de COMMENCER TÔT la planification de cet ajout, ainsi que d’avoir toutes les formulations requises, l’adresse, etc. avant de contacter votre agent.
Acoustique
Avez-vous déjà assisté à un événement dans un lieu où le niveau sonore était si élevé qu’il était difficile d’entendre les autres, ce qui vous a causé une fatigue auditive et une perte de voix, le tout en une seule soirée ? C’est le résultat d’une mauvaise acoustique. L’acoustique est un terme sophistiqué qui désigne la façon dont le son se propage dans la salle. Un plafond bas donnera l’impression que la salle est confortable, mais elle sera plus bruyante si elle est bondée.
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